Uitkomsten van een informele evaluatie door de organisatoren.

Twee maanden later... Kwamen wij als organisatiecomité opnieuw bij elkaar in het gezellige en (voor ons) centraal gelegen Poelzicht. Ook Tonnie van der Zouwen deed mee aan de evaluatie, door het toezenden van haar bevindingen en aandachtspunten voor een volgende gelegenheid.

Hoe kan je dat doen, evalueren? Bijvoorbeeld door terug te kijken naar het doel dat je had met de Dutch Open, en in hoeverre dat bereikt is. Daar gaan we al met de eerste bevinding : Wat was dat doel eigenlijk? Praktisch hebben we daarom maar gekeken naar wat goed ging en wat beter kon.

Het weer. Daarom begon het rommelig. Voortaan beter weer.

Het aantal aanwezigen. Het houden van een belronde op de valreep was erg nuttig en leverde nog wat bijproducten in de vorm van: wat verwachten de leden eigenlijk van SoL? ? Maar de agenda’s waren, zo kort van tevoren, meestal vol. Dus rondbellen in een eerder stadium. Het verdelen van de adressenlijst werkt goed.

Het ochtendprogramma. Arie de Geus was goed, ook behoorlijk interactief doordat hij de goede vraag liet onderzoeken. De gesprekken kwamen op gang. De vinger kwam op de zere plek, qua belemmeringen voor innovatie. Tom Cummings had een mooi verhaal, maar het had wat meer uitnodigend voor interactie gekund, en de relatie met het verhaal van Arie de Geus was niet helemaal duidelijk. Bij volgende gelegenheden dit beter voorbereiden met inleiders.

Het middaggedeelte. De term Open Space was verwarrend voor degenen die daarbij de formele Open Space technology verwachtten. We hadden kennelijk niet duidelijk genoeg aangegeven dat het een, binnen de mogelijkheden van de dag, aangepaste vorm was. De essentie was dezelfde als die van de “echte” Open Space: Energie en wijsheid mobiliseren. Managing expectations… In verschillende groepen zijn goede gesprekken beleefd. De wisseling tussen de twee rondes was onduidelijk. Dat kwam ook doordat informeel maar toch in beeld, afscheid werd genomen van Arie de Geus en Tom Cummings – die daarna overigens beiden weer aanschoven voor een gesprek in de tweede ronde. Regie-afspraken over aankomst en vertrek van belangrijke gasten maken. Voor de koningin gebeurt dat op de minuut en per meter.

Borrel met World Café aanpak. Er is wel uitgewisseld over de ervaringen van de dag, er is echter maar beperkt verslag van gedaan.

Punt van Tonnie: Laat geen onervaren mensen een onderdeel zoals Open Space of World Café faciliteren tijdens zo’n conferentie. Poelzicht-variant: maak aan deelnemers duidelijk dat het een experiment betreft. SoL? moet immers ook een podium zijn voor experimenteren met nieuwe werkvormen.

Diner. Jammer dat al veel mensen weg waren. Het diner onderdeel maken van het programma, maakt dat het erg lang wordt. Veel deelnemers willen gewoon naar huis. Overweeg een diner voor alleen degenen die daar nog zin in hebben, of maak het een echt Diner Pensant, maar dan in een andere sfeer dan de dag zelf. De vermoeidheid slaat ook toe. Bij de vorige Dutch Open (Antropia) rapporteerden de studiegroepen tijdens het eten. Beetje jolig, toch even wat informatie. Vergeleken met het jaar daarvoor: Forumopstelling in Soestduinen, beter. Dit jaar niets aan gedaan. Hoe dan wel? Dat is voor de volgende keer weer een vraag.

Follow-up. Na veel vijven en zessen kwam het verslag op de wiki, met het verzoek om aan te vullen. Maar voor spontane vrijwillige verslaglegging was het al te lang geleden. Leerpunt: eerder bedenken en communiceren waar en hoe verslagen zal worden, en welke rol deelnemers daarbij kunnen hebben.

Terug naar de vraag of de doelen gehaald zijn. Zijn innovatie en duurzaamheid er beter van geworden, en het later ingeschoven doel: Is SoL?-Neth nieuw geïnspireerd? Zijn er activiteiten uit voortgekomen die er anders niet zouden zijn ? Enkele aanwezigen zien dit laatste: een motortje voor activiteiten, als een oneigenlijke doelstelling. Het is maar de vraag of die extra slinger effectief is geweest of dat het op die dag niet de werkelijke, maar schijn- of geleende energie was. Over het nut voor innovatie en duurzaamheid zou je kunnen stellen dat er in verschillende subgroepen zinnige gedachten op tafel zijn gekomen, gegroeid; deelnemers nemen die mee naar hun eigen praktijk en profiteren er daar van. Van de deelnemers zijn enkele reacties ontvangen in verschillende vormen. Er was kritiek op het misbruik van vaktermen. Er waren mensen die speciaal op Arie de Geus en in mindere mate op Tom Cummings afkwamen Er was tevredenheid over de ontmoetingen, en daarvan willen mensen meer. (Reden om na te denken over betere toegankelijkheid en benutting van het SoLNeth? netwerk, ook buiten de conferenties om)

Het evenwicht tussen praten en luisteren tijdens een conferentie is werkelijk een dilemma: je wilt deelnemers activeren maar ze komen (ook) voor een goed verhaal. Dat stelt eisen aan de interactiviteit van de aanpak van inleiders. Grote namen als inleider kunnen trekken maar ook het vrije gesprek blokkeren Stel je gaat de middag doen met workshops en inleiders, dan moeten die zeker uitnodigen tot activiteit, niet 3 kwartier volpraten. Enthousiasme over het eigen verhaal brengt dat wel vaak met zich mee. (Zelfs de mannen van het Chaosforum...bij het Knooppunt Innovatie-congres meegemaakt). Doorzagen, checken... Open Space is niet voor niets uitgevonden omdat deelnemers aan congressen het meest genoten van de vrije interactie in de pauzes.

Locatie en catering. Niets op aan te merken! Ook de centrale ligging t.o.v. België was handig.

Volgende ronde. Wij zijn toch Lerende Organisatie. Wat heb ik zelf als lid van de Voorbereidingsgroep geleerd?

Leo:

Lonneke: Marc: Joop: Als toevoeging plak ik de punten van Tonnie er nog even onder, een poging om te vinken wat we gehad hebben (besproken en “eens of oneens, of een beetje anders” geconcludeerd) en een pijl te zetten bij wat nog moet worden ingevoegd, kwam ik niet helemaal succesvol door. Probeer het ook eens...